Verifactu con Excel o Word: cuándo te afecta

Si llevas la facturación de tu negocio en una hoja de cálculo o en una plantilla de Word, habrás leído que Verifactu te obliga a cambiar de programa antes de 2027. La realidad tiene más matices. La Agencia Tributaria ha aclarado que facturar con Excel o con Word no te convierte automáticamente en un sistema obligado: depende de para qué uses exactamente ese archivo.

En este artículo verás el calendario que fija hoy la norma y el aplazamiento que prevé Hacienda, dónde está la línea que separa el Excel que no le importa a Hacienda del que sí, y qué hacer en cada caso. Incluido el caso, nada raro, en el que lo correcto es no hacer nada.

Respuesta corta: depende de para qué uses el Excel

Verifactu no te afecta si usas Excel o Word solo para escribir los datos de la factura, expedirla, imprimirla y guardarla. Sí te afecta si esa misma hoja procesa la información para generar directamente tu libro registro de facturas, tu contabilidad o cualquier otro resultado que uses para cumplir con Hacienda.

Esa frase es toda la norma resumida. El resto del artículo la desarrolla.

El calendario de Verifactu

El reglamento que regula los sistemas informáticos de facturación es el Real Decreto 1007/2023. Su calendario se aplazó con el Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre, y hoy está así:

Quién	Fecha límite
Sociedades y demás contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades	1 de enero de 2027
Autónomos, profesionales y el resto de obligados	1 de julio de 2027

Ese calendario puede volver a moverse. El 5 de octubre de 2026, el Ministerio de Hacienda anunció que prevé aplazar las obligaciones pendientes del reglamento hasta octubre de 2028, para hacerlas coincidir con la factura electrónica obligatoria de empresas y profesionales que facturan hasta 8 millones de euros al año. Es una previsión: mientras no se apruebe la norma que lo cambie, mandan las fechas de la tabla. Conviene seguir la página de Verifactu de la Agencia Tributaria.

Hay una tercera fecha que ya ha pasado y que conviene conocer: los fabricantes y comercializadores de programas de facturación están obligados a ofrecer productos adaptados desde julio de 2025. En la práctica significa que, si tu programa de facturación es de pago y está mantenido, el trabajo de adaptación le corresponde a quien te lo vende, no a ti.

Dónde está la línea: cuándo Excel o Word no son un sistema de facturación

La Agencia Tributaria responde a esto de forma explícita en sus preguntas frecuentes sobre el ámbito de aplicación. El reglamento no te afecta si usas la hoja de cálculo o el procesador de texto exclusivamente para tres cosas:

• Introducir los datos de las facturas. Escribir cliente, concepto, base imponible e IVA en la plantilla.
• Expedir e imprimir las facturas. Generar el PDF o el papel que le das al cliente.
• Conservar la información de facturación. Guardar los archivos donde toca.

La propia Agencia Tributaria pone un ejemplo que despeja la duda más habitual: una hoja de Excel que genera listados de facturas emitidas, con sumatorios y fórmulas de cálculo, no queda sujeta al reglamento. Sumar una columna no convierte tu hoja en un sistema de facturación.

Cuándo tu Excel sí pasa a ser un sistema de facturación

La hoja pasa a ser un sistema informático de facturación, y por tanto tiene que cumplir el reglamento, cuando además de lo anterior procesa la información para generar directamente:

• Los libros registro de IVA.
• Los libros registro de IRPF.
• La contabilidad.
• Cualquier otro resultado que utilices para cumplir con tus obligaciones fiscales.

El ejemplo oficial vuelve a ser claro: si programas una macro para generar el libro registro de facturas expedidas, esa hoja sí se considera un sistema informático de facturación. Lo mismo ocurre si exportas esos datos a otro programa para obtener un resultado derivado.

La diferencia no está en la herramienta, sino en el trabajo que le pides. Word como máquina de escribir, no. Excel como motor de tus libros registro, sí.

Si facturas a mano, el reglamento no te afecta

Quien expide todas sus facturas de forma manual, con talonario, a mano o a máquina, queda fuera. La razón es sencilla: el reglamento regula sistemas informáticos de facturación, y ahí no hay ninguno.

Ahora el matiz que se le escapa a mucha gente: no puedes mezclar. No está permitido que convivan facturas emitidas con un programa y facturas emitidas a mano. O todo con un sistema que cumpla, o todo manual. Si en tu negocio hay un talonario en el mostrador y un Excel en la oficina, esa es la primera conversación que tienes que tener con tu asesoría.

Quién queda fuera de Verifactu

Además del caso manual, el reglamento deja fuera a varios colectivos:

• Quien lleva sus libros de IVA por el Suministro Inmediato de Información. Ya envía el detalle a la Agencia Tributaria por otra vía.
• Quien tributa bajo normativa foral. País Vasco y Navarra tienen su propia normativa y sus propios sistemas de control de la facturación.
• Quien tenga concedida una exención.

Lo que no existe es una exclusión por tamaño. No hay un mínimo de facturas al año ni un umbral de facturación por debajo del cual la norma no se aplique. Si emites facturas con un programa y no estás en ninguno de los casos anteriores, te toca.

Cómo saber en qué caso estás

Cuatro preguntas, cinco minutos:

1. ¿Con qué emites las facturas hoy? Programa de facturación, Excel, Word, talonario, o varias cosas a la vez.
2. ¿Ese archivo hace algo más que escribir e imprimir? Busca macros, hojas que se alimentan solas, exportaciones a otro programa.
3. ¿De dónde sale tu libro registro de facturas emitidas? Si sale de la misma hoja con la que facturas, esa hoja es un sistema informático de facturación.
4. ¿Se factura en más de un sitio? Tienda, taller y oficina con métodos distintos es el escenario que más problemas da.

Si la respuesta a la segunda o a la tercera es que sí, tu hoja está sujeta al reglamento y tienes fecha límite.

Qué hacer ahora, según tu caso

Tu Excel no es un sistema de facturación y te funciona. No hagas nada. Guarda este artículo, revisa que nadie añada una macro por el camino y sigue. Cambiar de herramienta sin necesidad cuesta dinero y tiempo, y no te da nada a cambio.

Tu Excel sí es un sistema de facturación. Tienes dos caminos. Uno, pasar a un programa de facturación que cumpla el reglamento: es lo más rápido y lo más barato si tu proceso es estándar. Dos, si tu facturación tiene condiciones propias que ningún programa recoge bien (obra certificada por fases, bonos, albaranes que se agrupan, series distintas por delegación), un sistema a medida que cumpla la norma y encaje con tu proceso. Nosotros lo decimos al revés que casi todo el mundo: si una herramienta que ya existe te sirve, te lo decimos.

Se factura en varios sitios a la vez. Unifica antes de elegir programa. Este es el caso en el que la norma se cruza con un problema que ya tenías: datos repartidos, números de factura que se pisan y un cierre de trimestre que se hace a mano. Aquí la salida suele ser automatizar el proceso completo, no solo cambiar de programa.

Lo que sabemos porque lo hemos construido

Verifactu no es teoría para nosotros. En Exo AECO, el programa que construimos y mantenemos para despachos de arquitectura e ingeniería, hay series de facturación, rectificativas y registro de facturación conforme a la norma, funcionando con usuarios reales. En Saludesk, para consultas de salud, la facturación española está preparada para Verifactu.

Esa es la diferencia entre leer el reglamento y haberlo pasado por producción. Sabemos qué parte del trabajo es la norma y qué parte es el proceso del negocio, que suele ser la que de verdad cuesta.

Si tienes dudas sobre en qué caso estás, o quieres saber qué costaría dejar la facturación resuelta con tus condiciones, pídenos un plan de automatización. Nos cuentas cómo facturas hoy y en tres días laborables te enviamos por email un plan de una página con precio cerrado. Gratis y sin llamadas.